Karolina Janas: Wir legen Wert auf Details [INTERVIEW]

Die Panthers Wrocław gelten als eine der am besten funktionierenden Organisationen in der European League of Football. Ein erheblicher Teil ihrer Aktivitäten liegt in den Händen von Karolina Janas - der operativen Direktorin des Clubs, die auch für alle Angelegenheiten im Zusammenhang mit den Spielern verantwortlich ist. Mit welchen Herausforderungen ist der tägliche Betrieb einer so großen Organisation verbunden? Wie kümmert man sich um ausländische Spieler? Und was ist besonders wichtig im Hinblick auf die Entwicklung von Jugendprogrammen?

Filip Skalski: Was sind deine Aufgaben außerhalb der Saison?

Karolina Janas: Grundsätzlich lassen sich meine Aufgaben in drei Bereiche unterteilen: Finanzen und Formalitäten, Planung und Logistik sowie die Koordination der täglichen Büroarbeit. Um es mit den Worten unseres Präsidenten Michał Latosia zu sagen: Am ersten Tag nach Saisonende beginnen wir bereits mit der Planung für das nächste Jahr. Und um es ganz allgemein auszudrücken, widmen wir unsere gesamte Zeit darauf, unsere Organisation bestmöglich auf das kommende Jahr vorzubereiten. Hierbei geht es um eine Vielzahl von Themen, die angegangen werden müssen - darunter die Evaluation der Aktivitäten der einzelnen Abteilungen und des gesamten Vereins, die Planung und Umsetzung von Veränderungen und Verbesserungen sowie die Budgeterstellung. Im Bereich des Fußballs umfasst dies insbesondere alle Logistikfragen rund um die Ankünfte und die Anwesenheit ausländischer Trainer, sowohl während der Trainingscamps als auch während ihrer Anreisen zur Saison, sowie die Vorbereitung aller Formalitäten - Vertragsunterzeichnungen oder die Vorbereitung der Spieler auf ihre Ankunft, beginnend mit dem Unterzeichnen oder Verlängern ihrer Verträge. Ich bin auch aktiv an den Verhandlungen beteiligt.

Auf den ersten Blick mag das recht einfach erscheinen, aber wie sieht es in der Realität aus?

Es gibt viele Nuancen. Nach Vertragsunterzeichnung mit einer bestimmten Person beginnen wir mit der Planung der gesamten Logistik. Im Fall von Trainern betrifft dies ihre Ankünfte zu den Vorbereitungscamps - wir müssen für sie Flugtickets, Unterkünfte und Verpflegung organisieren. Ab April beginnt dasselbe, aber im vierfachen Maßstab, da Spieler mit ihren Familien zu uns kommen. Es gibt viele Details zu klären - wir müssen alles so planen, dass es für uns nicht zu belastend ist und der Club normal funktionieren kann. Es ist einfach, die Ankünfte aller in einer Woche zu organisieren, aber es ist viel schwieriger, einen solchen Plan umzusetzen. Um die Kontinuität unserer Arbeit aufrechtzuerhalten, versuche ich, dies optimal zu gestalten - so, dass der gesamte Prozess unsere täglichen Aufgaben nicht stört. Und das alles beinhaltet die Abholung der Person vom Flughafen, ihre Beförderung zur Unterkunft, ihre Integration in die Organisation und die Erklärung, wie alles vor Ort funktioniert. Ich muss erwähnen, dass unser Front Office ein Team von großartigen Leuten ist, die immer 100% geben, und dass wir jedes Jahr dank ihnen und auch dank Michał Latosia, Kuba Głogowski und Dawid Tarczyński professioneller werden.

Wie sehen die ersten Kontakte mit ausländischen Spielern und Trainern aus?

Nach Vertragsunterzeichnung müssen wir alle Details klären. Das sind in der Regel eine Reihe von Nachrichten, die ausgetauscht werden müssen - jeder hat Fragen oder individuelle Vorlieben, sei es bezüglich der Unterkunft oder der Reise. Zum Beispiel möchte jemand vielleicht nicht über Chicago fliegen, weil Flüge dorthin aufgrund des Wetters oft abgesagt werden. Das kann man verstehen, denn es ist ein großes Flughafen, an dem Umsteigen nicht einfach ist. Es gibt also viele Details.

Ich versuche auch immer, unseren Gästen die Orte zu zeigen, an denen sie wohnen und arbeiten werden, wenn sie nach Polen kommen. Wenn man über den Ozean zieht, möchte man wissen, was einen erwartet. Also stehen wir in ständigem Kontakt - ich erzähle ihnen, wie ihr Leben in unserem Land aussehen wird. Wir legen Wert auf Details.

Immer wenn ein Spieler oder Trainer in Breslau landet, wird er von uns vom Flughafen abgeholt, was mit Hilfe und Unterstützung des gesamten Büros erfolgt.

Wie sieht der Anpassungsprozess für ausländische Spieler oder Trainer aus?

Wenn die Zeit es zulässt, bringen wir unseren Gast nach der Abholung vom Flughafen in die Vereinszentrale, damit er unsere Mitarbeiter und Trainer kennenlernen kann. Im Fall eines Spielers begleitet ihn immer sein Positionstrainer zum Flughafen, da er den größten Kontakt zu ihm haben wird - das verbessert seinen Komfort in der neuen Realität.

Dann gehen wir gemeinsam essen, zeigen ihm das Stadion und "installieren" ihn in seiner Wohnung. Hier ist es wichtig, dass wir ihm erklären, wie alles vor Ort funktioniert - wo er die Sicherungen findet oder sogar wie man den Gasherd benutzt, denn für Amerikaner, die normalerweise Elektroherde verwenden, ist das vielleicht nicht so offensichtlich.

Wir weisen sie darauf hin, dass sie sich bei Problemen jederzeit an uns wenden sollen. Wir zeigen ihnen auch alle Annehmlichkeiten, die ihnen vor Ort helfen können, sich zurechtzufinden, wie z.B. die JakDojade-App, die das Reisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr erleichtert.

Jeder der Trainer oder Spieler möchte natürlich auch Kontakt zu seiner Familie haben, daher stellen wir ihnen SIM-Karten zur Verfügung, damit sie so schnell wie möglich Zugang zum Internet haben können. Wir geben ihnen auch polnische Personalausweisnummern und richten polnische Bankkonten ein, erklären ihnen, wie sie diese nutzen können, wie sie z.B. Blik verwenden oder eine Karte zum Apple Wallet hinzufügen können. Wir erledigen auch alle Formalitäten im Zusammenhang mit ihrer Anstellung, und wie jeder sich vorstellen kann, gibt es davon ziemlich viele.

Ein wichtiger Aspekt ist es auch, sie einfach herumzuführen und ihnen unseren Alltag zu zeigen - wo sich die Umkleidekabinen, das Spielfeld, der Physiotherapieraum befinden oder wie sie Vereinsartikel bekommen können.

Was überrascht Amerikaner nach ihrer Ankunft in Polen?

Auf jeden Fall die Preise, besonders wenn es um Lebensmittel und Transport geht. Amerikaner sind überrascht, wie günstig es im Vergleich zu den USA ist, ein Uber zu bestellen oder in ein Restaurant zu gehen. Ein weiterer Unterschied könnte auch die Wäsche sein. Wenn man in den USA in einem Apartment lebt, hat man normalerweise Zugang zu einer Gemeinschaftswäscherei. Bei uns funktioniert das nicht, weil jeder eine Waschmaschine zu Hause hat und das völlig normal ist. Amerikaner sind auch überrascht, dass wir nicht so häufig elektrische Trockner für die Wäsche verwenden. Für uns ist das immer noch exotisch, während fast jeder in den USA einen hat. Eine weitere wichtige Differenz ist die Spannung in den Stromnetzen. Kurz gesagt: Der Versuch, einen amerikanischen Trockner zu benutzen, endet normalerweise damit, dass die Sicherungen herausfliegen. Außerdem ist es in den USA, es sei denn, man lebt in einer Stadt wie New York, auch neu, Busse oder Straßenbahnen zu benutzen. Unsere Gäste müssen also davon überzeugt werden, dass der öffentliche Verkehr in Polen pünktlich und sicher ist und man überall hinkommt. Es gibt viele kulturelle Unterschiede, aber sie reduzieren sich auf sehr einfache Dinge.

Und was ist mit den polnischen Spielern?

Im vergangenen Jahr hat unser Head Coach, Dave Christensen, mir eine zusätzliche Aufgabe übertragen - jetzt als Player Personnel Director bin ich für den Kontakt mit allen Spielern verantwortlich - das ist eine Änderung im Vergleich zu dem, was ich bisher getan habe, da ich jetzt auch für polnische Spieler verantwortlich bin. Hier - mit Unterstützung des gesamten Teams - plane ich auf ähnliche Weise die gesamte Logistik, erstelle Verträge, führe Bewertungen durch und erkläre, warum Trainer welche Entscheidungen treffen. Ich versuche, der erste Ansprechpartner für Spieler bei der Lösung ihrer individuellen Probleme zu sein, und ich antworte auch auf ihre kollektiven Bedürfnisse und Beobachtungen zum Funktionieren der Abteilung. Was steckt dahinter? Zum Beispiel die Klärung mit der Universität für einen Spieler, der am Tag des Spiels Vorlesungen hat, oder die Änderung des Geschmacks des Isotonikums, das bei den Trainingseinheiten serviert wird. Kleinere und größere Fragen, die ich zusammen mit dem gesamten Team unseres Büros löse.

Wie sieht das während der Saison aus?

Neben den Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Unterstützung der Spieler und Trainer kümmere ich mich um den laufenden Betrieb des Clubs. Ich sorge dafür, dass die Mitarbeiter rechtzeitig bezahlt werden und alle Verpflichtungen erfüllt sind. Ich überwache den Budgetstatus und sorge dafür, dass die Ausgaben ausgeglichen sind - was oft schwierige Entscheidungen darüber bedeutet, wofür wir uns leisten können oder nicht. Ich kümmere mich auch um alle Personal- und Buchhaltungsdokumente. All dies nimmt einen Großteil meiner Zeit in Anspruch. In Bezug auf die Saison überwache ich auch in gewissem Maße die Organisation der Heim- und Auswärtsspiele, bei denen ich ebenfalls für Logistik, Organisation und Formalitäten wie die Zusammenarbeit mit einem Unternehmen für die Sicherung von Massenveranstaltungen oder Versicherungspolicen verantwortlich bin. Wenn es um Auswärtsreisen geht, liegt es in meiner Verantwortung, sie von A bis Z zu organisieren. Ich arbeite mit der Firma FanLogic zusammen, die für den Transport verantwortlich ist, buche Hotels entsprechend den Anforderungen der Trainer, bestimme das Menü für die Mahlzeiten, sorge für angemessene Einrichtungen vor Ort wie Tagungsräume und Physiotherapieräume. Jedes Mal bereite ich auch den Zeitplan der gesamten Reise vor.

Was ist mit Notfällen wie Verletzungen während der Saison und dem schnellen Anwerben eines neuen Spielers?

Hier wiederholen wir das Vorgehen nach der Saison, jedoch in einem stark beschleunigten Tempo. Bisher hatten wir Zeit bis zum Mittwoch dieser Woche, um einen Spieler auszutauschen, also wenn wir am Sonntag oder Montag erfahren haben, dass ein Spieler ausfallen wird, haben die Trainer sofort Kontakt zu jemandem aufgenommen, der ihn ersetzen könnte. Dann verhandeln wir die Details des Vertrags aus, und ich suche parallel nach einer Verbindung, mit der wir diese Person nach Breslau transportieren können. Wenn ein Spieler unseren Bedingungen zustimmt, holen wir ihn so schnell wie möglich an Bord. Es ist erwähnenswert, dass unser Trainerstab sehr gut über den Spielermarkt informiert ist, ihr exzellentes Scouting erleichtert es uns, schnell Ersatz für einen verletzten Stammspieler zu finden.

Wie reagieren Spieler, die von anderen Teams zu den Panthers kommen, auf die Organisation vor Ort? Wie ist das in anderen Vereinen?

Ich muss bescheiden sagen, dass sie oft überrascht sind und behaupten, dass sie noch nie zuvor mit einer Organisation und einem Sportzentrum dieser Klasse zu tun hatten. Entgegen dem, was man denken könnte, verfügen nicht alle ELF-Clubs über ein eigenes Büro. An dieser Stelle möchte ich unserem Sponsor, der Firma Tarczyński S.A., danken, ohne die der Aufbau eines solchen Zentrums nicht möglich gewesen wäre. Wir haben nur wenige Schritte entfernt einen Kunstrasenplatz, Rasenplätze, Fitnessstudios, Umkleideräume, Physiotherapieräume, Konferenzräume und eben das Büro mit der gesamten technischen Ausstattung. Das ist ein sehr starkes Argument in Verhandlungen. Wir hatten sogar Spieler, die zu uns kamen, um alles aus der Nähe zu sehen, bevor sie einen Vertrag unterschrieben. Wir sind uns bewusst, wie wichtig das für Spieler ist, die langfristig denken und nicht nur an finanzielle, sondern auch an Trainings- und Lebensbedingungen denken. Das ist ein sehr wichtiger Aspekt, der Früchte trägt. Und sicherlich macht der Eindruck, den die ausländischen Spieler machen, auf jeden Eindruck.

In welche Richtung entwickelt sich die Panthers Juniors?

Ich bin seit Anfang an mit der Jugendabteilung der Panthers Wrocław verbunden und wiederhole immer wieder, dass Regelmäßigkeit und Konsequenz für die Entwicklung junger Menschen am wichtigsten sind. Kinder und Jugendliche müssen wissen, auf welchen Prinzipien ihr Club basiert, und vor allem ist es sehr wichtig, dass sie jemanden haben, an dem sie sich orientieren können. Ich sage immer wieder, dass die Leitung und der Aufbau einer Jugendabteilung keine komplizierte Angelegenheit sind. Das Schwierigste an all dem ist, dass American Football immer noch keine verbreitete Sportart ist und es schwierig ist, junge Menschen von etwas Neuem zu überzeugen. Es gibt jedoch junge Spieler, die Football bereits irgendwo kennengelernt haben - sei es im Fernsehen, im Internet oder durch Freunde. Solchen Kindern müssen wir Stabilität bieten und jeden Tag konsequent handeln.

Das sage ich auch anderen polnischen Clubs - eigentlich reicht das aus. Junioren müssen nicht die besten ausländischen Trainer haben, sondern verantwortungsbewusste Menschen, die wissen, wie man sie trainiert. Es sollten Personen sein, die wissen, wie man Football spielt und Wissen vermitteln kann. Und so entwickeln wir diese Abteilung wirklich Schritt für Schritt. Regelmäßige Rekrutierungen sind wichtig, denn heute erreicht die Jugend sehr viele Reize von allen Seiten und es ist leicht, dass sie Football und andere Leidenschaften vergessen. Aber diese Regelmäßigkeit und die Tatsache, dass die Junioren sich regelmäßig treffen und auf dem Feld oder im Fitnessstudio trainieren, ermöglichen es, den Sport als etwas Unverzichtbares in das Leben eines jungen Menschen einzubinden. Man könnte das als Formung des Charakters eines Sportlers bezeichnen. Ich muss hinzufügen, dass das Training junger Menschen für uns immer sehr wichtig war und einen besonderen Platz im Herzen von Herrn Jacek Tarczyński, unserem Eigentümer, einnimmt, dessen Unterstützung es uns ermöglicht, unsere Jugendabteilungen Jahr für Jahr auszubauen, wofür ich persönlich sehr dankbar bin.

Wie soll die U16-Abteilung funktionieren? Was ist ihr Ziel?

Wir möchten dem U16-Team die Möglichkeit geben, gegen Gleichaltrige, also andere Teams in dieser Altersgruppe, anzutreten. Im Moment können wir solche Clubs nur in Deutschland finden, also werden wir wahrscheinlich dort nach Gegnern suchen müssen, die sich mit uns messen möchten. Dennoch hoffe ich, dass wir eines Tages in Polen U16-Wettbewerbe haben werden. Daneben haben wir natürlich auch separate Trainings speziell für diese Abteilung organisiert. Es muss jedoch betont werden, dass es im Junioren-Football nicht auf Ergebnisse ankommt. Wir bei den Panthers Wrocław lieben es sehr zu gewinnen, vielleicht sogar mehr als andere, aber das Wichtigste für junge Leute ist, dass sie Erfahrungen sammeln. Selbst wenn diese Erfahrung darin besteht, mit Niederlagen umzugehen, ist das immer eine wichtige Lektion. Später ermöglicht dies als Erwachsene, sich in einer Situation zurechtzufinden, in der das Spiel oder die Saison nicht nach ihren Wünschen verläuft. Es wird nicht in einem Serienabbruch der Sportausübung enden, sondern es wird ein Verständnis dafür geben, dass dies Teil des gesamten Prozesses ist. Um Ziele zu erreichen, muss man manchmal den Bitterkeit der Niederlage schlucken und daraus lernen, um immer besser zu werden.

Was wünschen Sie sich und Ihrem Team für die kommende Saison?

Ich werde nicht überraschen - ich wünsche uns, unser Hauptziel zu erreichen, nämlich die Europameisterschaft der European League of Football zu gewinnen, und die besten Ergebnisse in all unseren Abteilungen zu erzielen - bei den Junioren, beim Lacrosse, Box-Lacrosse, Softball und Ultimate Frisbee!